エル・オフィスからのお詫びとお知らせ
顧客データー流出に関するお詫びとお知らせ
この度、当社の顧客情報管理において、
顧客情報を誤って、個人の方1名にメールで送付するという事故が発生しました。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
尚、今回の事故は、当メールを受信された方からの連絡によって、メールの誤送信が発覚しました。
今回の事故の内容は、次の通りです。
〔事故発生の概要〕
当社は、鳥取大学及び鳥取環境大学の学生向けのワンルームマンションの賃貸を主力として、不動産業を行っております。
例年、10月になると、各入居者様に、卒業等によって次年3月に、退去するかどうかの確認を行っています。
以前は、『退出確認届』という書類を各入居者様に投函し、それを記入して、当社まで持参していただく方法を取っておりました。
近年においては、各入居者様にご来店いただく手間を簡便化するために、希望者の方には、メール等の送受信で対応させていただく方法を取っております。
今般の事故は、メールにて、
「退出確認書』を送付してください。」という入居者様の依頼があった際に、
担当者が誤って、「退出確認書」ではなく、
担当者自身が作成していた「入居者データー」を送付（メールに添付）してしまいました。
「退出確認届」及び「担当者が作成していた入居者データー」は、共に、エクセルデーターで作成されていました。
担当者は、メールに「退出確認届」を添付する方法で、送付するつもりでしたが、
添付ファイルを添付する際に、同じエクセルデーターである「入居者データー」が履歴として、退出確認書と一緒にアップされたため、誤って、「入居者データー」を添付し、メールを送信する前の確認を怠ったために、そのまま送信してしまいました。
〔事故発生後の対応とお詫び〕
今回の事故に関しましては、誤送信した件数は、1件でした。
当社では、各担当者が送信したメールにつきましては、全員が確認できるようにしており、担当者のパソコンおよび各パソコンで確認したところ、誤送信があったのは、1件であると確認いたしました。
「入居者データー」を受信された方には、そのデーターの削除及び第三者に流出することがないように、お願いしてまいります。
「入居者データー」に記載のあった方には、個別に連絡し、事故の発生事実の報告と、お詫びを行ってまいります。
情報漏洩による損害が発生した場合につきましては、当社または当社が加入している保険で補償させていただきます。
※当社は、賃貸管理業協会に加盟しており、その保険が適
用されます。
なお、今回の事故については、賃貸管理業協会に報告い
たしました。
〔今後の防止策について〕
添付ファイルご誤添付を防止するために、添付ファイルを行う場合には、別途、
暗証番号を入力しないと開封できないような措置を取るようにさせていただきます。
各担当者に対して、適正な情報管理の研修を行い、各担当者の意識改革を行います。
特に、この「退出確認届」に関しては、当社の管理するアパートのほぼ全員の方に提出していただく書類ですので、大変、数量が多くなります。
よって、この「退出確認書」のメール送受信につきましては、専用のパソコンを用意し、他のデーターが誤って添付されないように配慮してまいります。
入居者の皆様、メールを受信された方には、大変なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後、このようなことのない様、慎重に対応してまいりたいと思います。
誠に申し訳ございません。
尚、今回の事故に関してのご質問、ご意見は、末尾に記載する連絡先まで、お願いいたします。
２０２４年１０月２日
鳥取市湖山町北一丁目４２７番地１
株式会社エル・オフィス
代表取締役 大畑浩士
TEL：（０８５７）５０－１３８０
